在湖南学会推广使用中国科协会员管理系统会议上的讲话
张博庭 

 

一、             使用会员管理系统是提升学会为会员服务能力的必然趋势

　　信息化是时代发展的大趋势，学会如果要为广大会员服好务，真正成为科技工作者之家，对会员的管理也要随着时代变化。因此，信息化这条路我们早晚都要走，而且早比晚走更有利。

　　客观地说，我们学会信息化管理的路，走得稍微晚了些。去年科协的“学会提升能力建设”评比中这项工作拉了我们学会的后腿。现实当中，我们一些单位的会员管理工作，也确实已经受到信息化不足的损害。

　　多年以前，我们学会对会员的管理下了很大的功夫，有专人把会员的信息都作成卡片管理。曾经花几年的时间，做成了5万多张会员信息卡片，不过真正发挥的作用，似乎并不大。几万张卡片制作的速度，远不如变化的速度快，需要的时候，很多数据都是已经是过时的、错误的了。而且，由于是手工操作，查阅起来也非常不方便，就像在图书馆查资料一样。现在，这些卡片可能还都保存在白广路的地下室里。

　　由于没有信息化的管理，我们有个别的地方学会由于换届时的关系处理得不够好，导致关于会员管理的数据没能移交给下一届的管理方，接手的管理者不得不让广大会员重新填表、统计。给会员增加了很大的麻烦。在这种情况下为会员服务的作用也不可能发挥得很好。

二、             中国科协已经为会员管理的信息化提供了一切必要的条件

　　会员管理的信息化，是社会发展的必然趋势。我们学会的上级主管单位中国科协，早就预见到了这一点，而且在很多年以前，他们已经开发了一套《中国科协所属学会会员管理系统》系统，要求各学会推广、使用。该系统的开发和建立为各个学会提供了巨大的帮助，比各单位自己单独搞的管理数据库通用性高、稳定性，数据安全也更有保障，并且还有利于科协的统一管理和全国各学会之间的相互交流。

　　例如，如果已经是我们水电学会的会员，要想加入水利学会、电机学会，已经无需再填写任何个人信息了，只要利用自己的会员数据再履行另一个学会申请的手续就可以了。因为，你已经中国科协会员数据库中的一名成员了。反过来，如果已经是其他学会会员的同志，再要加入我会也是一样，因为，所有的会员信息都可以共享。

     中国科协的这套会员管理系统，最大的特点是数据管理的互动性。每个人都可以随时登陆系统，修改自己的信息，这样非常有利于数据的准确和及时更新。科协的这套系统已经开发出很多年了，我会2008年在海南我们就曾经召开过一次网络工作会议，推广大家使用这套系统。但是，也许由于我们全国学会自己不够重视，所以效果非常不理想。不仅，地方学会都没有用起来，就连我们总会自己也在用了一段之后，又放弃了该系统的使用。这才使得我会在去年的“学会能力提升建设”的评比中落选。

    今年，我会已经把会员管理的信息化作为学会能力提升工作的重点之一，目前我们还正在申请中国科协的“学会改革发展基础工程”中的会员工作体系建设专项。今年年初我们在厦门召开的秘书长工作会议，也提出今年要把“学术活动规范化，材料申报网络化，会员管理信息化”作为学会改革发展的重要目标。本月20号我们总会还要在北京举办《会员管理系统推广使用的培训班》，帮助各省级学会的信息管理员建立、健全并学会该系统的使用。

　　湖南学会是我们全国学会信息化工作的试点，所以，我们的工作先行了一步，湖南的会员管理系统的建立工作已经初步完成，所以，我们今天正在探索如何让会员管理系统中的数据与广大会员实现互动的问题。

三、             省级学会是我们全国学会会员管理的基础

　　我会的会员管理，采用属地管理。全国学会总会没有个人会员，所有的会员管理都在各省级学会。我们总会对个人会员的管理，必须通过省级学会实现。因此，要实现数据的交互性，必须依靠在座的各位。只有通过你们的努力，才能让广大会员都参与进来。

　　我们工程类学会的一些性质，决定了我们的会员管理大都具有以单位为主的特殊性。对于个人会员为了避免总会与地方学会形成竞争关系，所以，我们总会不直接吸收个人会员，对会员完全实行属地管理。在哪个省份工作，就参加该省的学会，同时只要你参加了该省学会之后，就是中国水力发电工程学会的正式会员。这种管理的方式，就决定了我们总会的会员管理，必须要通过各省级学会才能实现。而各省级学会的会员管理，又需要以各单位联络员作为骨干。我们今天的这个会议，就是要与湖南各单位的学会工作联络员一起探索，如何实现会员管信息化管理的互动性？也就是，如何让会员自己也应用起来这个系统。

四、             作为试点，探讨几种会员参与数据互动的具体方式。

　　我觉得是不是可以，考虑用动员会员直接参与联络员承担相结合的方式？完成这一任务。

　　现在大多数会员都具备一定的计算机水平，也经常需要上网。对于这些会员通知他们自己上网去管理自己的数据信息，就可以实现《会员管理系统》数据的互动。根据我的经验，这对会员自己是非常有好处的，这个系统可以作为自己的一个可靠信息档案库，非常方便、保险。我自己以前总要准备和存储一些自己简历等之类的文件，遇到需要时，调出来就可以使用了。除了简历之外，我还要建立一个专门的文件，不断把自己已经发表过的文章，以及所取得的成果或者受到奖励等记录下来。建立这些文件，非常有好处，需要的时候随时可以拿出来。但是，也有几次由于计算机出了点毛病害得我找不到了。而现在有了科协的这个系统之后，我的这些资料都记录在了科协的数据库里，不论走到哪里，只要需要，随时可以从网上获取道到。

　　但是，对于工作特别忙，很少自己上网写东西的领导，和一些已经退休的老同志，让他们要上网管理自己的会员数据就有一定的困难。特别是像上传照片等一类的工作，要求他们完成做可能有一定的困难。我觉得对这类人是不是可以考虑暂时由各单位的学会联络员统一管理。帮助他们把纸制的照片和信息，录入到会员系统中去。只要这样我们才能实现在短时间内，把我们的会员管理系统互动起来。

　　这个系统的互动性，除了要求我们个人信息变更之后需要及时修改之外，还要求我们每个会员每年至少要登陆该系统一次。因为，作为学会的会员应该有每年交纳会费的义务。该系统可以实现网上交会费。不过，我们学会的会费收取，很多地方学会采取单位集中缴纳团体会费的形式，所以，与会费的收取关系不大。由于该系统的开发者认为，学会会员每年至少要登陆一次，所以，该系统的工作经历年限记录，不是记录那年参加工作，而是直接记录参加工作的年限。也就是说，这项内容也需要每年去修改一次。

　　除此之外，该系统和提供了参加学术会议，发表文章，查阅资料等多种功能。下一步我们就要逐步的熟悉并开始使用这些功能，这样才能真正把我们学会为广大会员服务的时候段，提高到信息化的水平。

　　比如，我们会员管理的数据库中都必须要有电子邮箱，我们今后的“学会简报”就可以不再通过邮寄的发式，而采用该系统所具有的电子邮件群发功能。过去，我们给会员发简报占用了我们极大的工作精力和费用。从印刷、写信封再到邮寄，不仅时间长、工作量大费用也非常高。一旦启用会员管理系统之后，无疑将会对我们的学会的工作，带来质的飞跃。

　　除此之外，会员数据库中都有通讯地址和邮编，即使我们有些材料还需要邮寄，也不再需要单独写信封了，而可以通过系统把邮寄给会员的信封统一打印出来。如果，我们的会员的数据库中包含了手机号码，我们的很多通知，还可以通过短信的群发来实现。

　　当然，也有人担心会员的信息提交给了数据库，会不会有个人信息的泄漏问题。对于这一点，确实是一个信息化社会不可避免的矛盾。不过，为了尽量保护好会员的个人隐私，我们对会员系统的管理将十分常严格的，每个省只有一个需要操作的管理员能查阅到全省的会员信息。而我们各单位的学会联络员，只能辛苦一些使用会员的身份分别登陆，帮助那些自己不能上网的会员管理好他们的信息。这一点也请各单位的联络员谅解。

　　今天请大家来，也是想听听第一线的各单位的学会联络员对这项工作还有什么想法，有什么建议。下一步为了检验会员管理系统的使用和健全，我们准备要求所有的会员把经过自己完善信息的会员申请表，打印出一份，（包括已经上传的自己的照片）然后我们根据所提交的机打的申请表，更新和制作新的会员证。这种新会员证，只有身份证大小，可以从网上直接打印出来，塑封一下就可以了。今后凡是拿到新的会员证的会员，就说明他已经完善了自己的新资料信息。

　　今后新会员的申请，也需要从网上申请，申请者的资料填好后打印出一份申请表再由各单位的联络员交上来。学会审批的时候，新会员的所有信息都已经都在系统中存在了。

　　目前，我们全国学会的专委会委员中，还有一些未履行入会手续的。但是我们现在还不能要求他们马上去申办入会手续，因为，我们各省的会员管管理系统都还没有完善起来。因此，尽快地建立和健全各省的会员管理系统已经是我们学会工作的当务之急。这项工作，能不能完成好，就是我们学会的能力，能否真正得到提高一个重要标志。

　　最后我要强调的是，这项工作不光是在提高全国学会的能力建设，而更重要的也是在提高各个地方学会的能力建设。在会员管理这个问题上，全国学会的能力建设必须建立在各个地方学会的基础之上。为此，我们全国学会需要协助、帮助并督促各个地方学会，把这性工作做好。今天，我们在湖南试点，下半年就要推广到全国各个地方学会。争取今年内健全我们整个学会的会员管理系统。

　　之所以要我代表全国学会来参加这个会议，一方面表明全国国学会对这项工作的重视，另一方面也是把咱们各方面工作都比较先进湖南学会，作为试点，听听大家的意见，总结出一些经验来，指导其他省级学会的信息化管理工作。